اصول و فنون مذاکرات تجاری

گفتگوی آقای حسنی مدیر ترکیه پرتال با جناب آقای مهندس علی باقرپورفرد کارشناس برندینگ با موضوع اصول و فنون مذاکرات تجاری برگذار شد.

میهمان برنامه:

آقای علی باقرپورفرد مدیر عامل شرکت آویژگان تجارت است. عضو اتاق بازرگانی شیراز است. در حوزه استارتاپ، ایمپورت اکسپورت، فعالیت دارند. در حوزه ی مشاور املاک فعالیت دارند. در سال 1390 اولین فروشگاه اینترنتی لوازم آرایشی بهداشتی راه اندازی کردند.

یک مذاکره چه اصول و چارچوبی دارد ؟ ما به چه صورت یک مذاکره را مدیریت بکنیم که به خواسته خود برسیم؟

اول باید به این سوال جواب دهیم که چرا ما باید یک مذاکره خوب را یاد بگیریم؟ هر روز که میگذرد به واسطه ارتباطات ما، شرکت ما، سازمان ما و دیگران پیچیده تر و گسترده تر میشود. برای اینکه ما بتوانیم در این ارتباطات پیچیده و گسترده به حق خود برسیم باید یک مذاکره خوب را یاد بگیریم.

نکته دوم اینکه ما صرف داشتن حق پشت میز مذاکره نمی توانیم به حقمان برسیم. نکته سوم این است که هر روز که میگذرد افرادی که پشت میز مذاکره روبروی ما حاضر میشوند قدرت تسلط بیشتری دارند. و اگر ما بخواهیم در این مذاکره حداقل بازنده بیرون نیایم باید یک مذاکره خوب را یاد بگیریم. یک مذاکره خوب چه مذاکره ای است؟ 4 اصل برای یک مذاکره خوب داریم. اگر ما بتوانیم به این 4 اصل پایبند باشیم میتوانیم یک مذاکره کننده خوب باشیم.

این 4 اصل آیا میتواند کافی و لازم باشد؟ خیر ما اگر این 4 اصل را برای خودمان مطرح بکنیم بعد باید از خودمان یک سوال حق بپرسیم که آیا مجلس عروسی و ختم آداب دارد ولی مذاکره آداب ندارد؟ قطعا این جلسه هم آداب دارد. پس باید آداب جلسات را رعایت کنیم. صفات یک مذاکره کننده خوب چیست؟ من 26 صفت از یک مذاکره کننده پیدا کردم.

اگر 4 رکن اصلی و 26 صفت خوب را رعایت کردیم یک مذاکره کننده خوب هستیم؟ خیر زیرا باید 80 نباید هم در مذاکره وجود دارد که شخص نباید انجام دهد. اگر این 80 نبایدهم انجام دهیم باز یک مذاکره کننده خوب نیستیم چون تمام افرادی که روبه روی ما قرار میگیرند لزوما متعهد به اخلاق انسانی و حرفه ای نیستند. ما با انسانهایی مذاکره میکنیم که پشت میز مذاکره نیرنگ میکنند. ما 25 نیرنگ در مذاکره داریم.

ما باید از خودمان بپرسیم هر ملتی چگونه مذاکره میکنند؟ مثلا اگر هندی ها و پاکستانی ها بله گفتند خوشحال نباش چون بعد از آن یک اما میگویند که مسیر مذاکره عوض میشود. یا چینی ها با پذیرش یک موضوع بعد آن را نقض میکنند.

4 اصل برای یک مذاکرات تجاری

رکن اول: در حین مذاکره اجازه ندهیم تنش ایجاد شود و رابطه خود با طرف مقابل انسانی و دوستانه باشد.

رکن دوم: قبل از شروع هر مذاکره ای باید یک لیست درست کنیم که چه منافع مشروعی از این مذاکره برای قرار است بدست بیاید. اهداف را باید اولویت بندی کرد و هرکدام ارزش گذاری شود. این اولویت بندی به ما کمک میکند که ما خط کف و خط سقف خود را مشخص کنیم. کدوم از این اهداف حیاتی است و در مذاکره نباید از آن گذشت. باید به منافع مشروع طرف مقابل هم نگاه داشته باشیم.

رکن سوم: ما باید پیش بینی کنیم چه مسائلی پشت میز مذاکره رخ میدهد. ما اگر با راه حل برای مذاکره میرویم نباید با یک راحل باشد. بایک راه حل اگر مورد پذیرش قرار نگیرد ضریب به بن بست رسیدن مذاکره زیاد است.

رکن چهارم: ما باید استاندارد های موضوع مذاکره را مسلط باشیم.

آداب جلسات مذاکرات تجاری

نکته بعد داشتن آداب جلسات مذاکره است. باید بدانیم یک مذاکره چه آدابی دارد. اولین آداب وقت شناسی است. دومین آداب معرفی خودمان است. استاندارد جلسات مذاکره میگوید شما اول جلسه کارت خود را در دست چپ اول فامیل خود را بگویید بعد کارت را به طرف مقابل بدهید. تبادل بیزینس کارد در اول جلسه باید باشد. برای اینکه ما بتوانیم پشت میز مذاکره افراد را با توجه به هرم قدرت و تلفظ صحیح نام صدا بزنیم. سعی کنیم پشت هر میز مذاکره ای که میرویم اسم طرف مقابل را به کرات صدا بزنیم. این باعث میشود مذاکره عاطفی شود.

ما باید در حین مذاکره دستور جلسه داشته باشیم. اگر ما دستور جلسه نداشته باشیم مذاکره هرز میرورد. تلفن ها باید خاموش باشد. هنگام ورود به یک مذاکره باید دست راست آزاد باشد. برای دست دادن و ارتباط موثر برقرار کردن. یک نکته که برای ایرانیان مقیم خارج مهم است بدانند برای مذاکره با خارجی ها به توافق برسند این است که ما بتوانیم با طرف مقابلمان سه تا از خصیصه های خودمان در ذهن طرف مقابل بگنجانیم. من آدم منصفی هستم من آدم قابل اعتمادی هستم و آدم منطقی هستم. ما اگر بتوانیم در مراودات تجاری یا انسانی با طرف مقابلمان این سه خصیصه بگنجانیم حتی اگر از نظر مقام در رتبه عالی نباشیم میتوانیم آن مذاکره را ببریم.

در حین مذاکره چه فرآیندی باید داشته باشیم؟

اول باید خوب گوش کنیم دوم حرف بزنیم. چون ما 50 درصد اطلاعات جلسه مربوط به ما است. ما باید 50 درصد اطلاعات طرف مقابل را که نداریم در جلسه را باید با گوش دادن برویم روی قله اطلاعات جلسه و مطمئن تر حرف بزنیم. در این فرایندها اگر طرف مقابل حرفی زد که ما قبول نداشتیم چکار کنیم؟ ما باید در نشان دادن عکس العمل منفی تعلل کنیم. باید بپرسیم چرا حتی نحوه پرسیدن هم آداب دارد. به جای اینکه بگویم چرا باید بگوییم میشود لطفا توضیح دهید که چرا هنوز شما این طور فکر میکنید.

اگر به ما توضیح داد و ما قانع نشدیم باید چکار کنیم؟ اگر احساس کردیم طرف مقابلمان دارد دروغ میگویید او را وادار کنیم بیشتر حرف بزند. هرچه بیشتر طرف حرف بزند تناقض گویی بیشتری خواهد داشت. و به جایی میرسد که ما مطمئن میشویم که در کلام او ممکن است رگه هایی از دروغ است. آیا ما باید مستقیم به روی او بیاوریم؟ یک تعالی فاسد دارد و آن این است که اگر ما مستقیم به طرف بگوییم که شما دروغ میگویید ما از یک دروغگوی نجیب یک دروغگوی وقیح میسازیم.

آیا باید از دروغ او گذشت؟ نه نباید گذشت. یک سری عبارت بدون اینکه به چهره او نگاه کنیم مثلا اطلاعاتی از اون طرف میز داره به جلسه میرسد با اطلاعاتی که ما در اختیار داریم مغایرت دارد. ما به جای شخص به دروغ حمله کردیم. اگر توضیح داد و ما قانع شدیم جا به جا باید به او رشوه داد. مثلا کلام شما روشن بود ممنون که توضیح دادید. من یک نکته که در ایران در مذاکرات زیاد دیدم این است که در حین مذاکره به چشم و چهره ما نگاه نمیکنند. این کار یک پوئن منفی دارد اینکه اگر ما به چشم طرف مقابل نگاه نکنیم نمیتوانیم ببینیم آثار کلام ما در طرف چه تاثیری دارد. اگر اثر منفی داشته آن را اصلاح کنیم.

ما با چهره آرایی بدون کلام حرف میزنیم. اگر طرف ما پشت میز مذاکره یک جهل بزرگ از خود نشان داد ما باید کلام اشتباه او را اول حرمت بگذاریم و در آموزش غیر مستقیم خواسته خود را دوباره تکرار کنیم. در مکان نامناسب مذاکره نکنیم. مکان نامناسب مکانی است اول باید به همه بگوییم که مذاکره رئیس ندارد. در مذاکره باید همه در جای برابر بنشینند. هیچ وقت روبه نور مذاکره نکنید. چون عصب چشم ضعیف میشود و تمرکز ما را از موضوع مذاکره از بین ببرد. وقتی جایی دعوت میشویم معمولا اتاق مدیر عامل ها باشکوه است و ابهت آن ما را میگیرد.

سعی کنیم اگر قرار مذاکره ای انجام بشود در اتاق مدیر عامل شرکت مقابل نرویم. برای اینکه هر شخصی یک مکان اقتداری دارد. مدیر عامل ها مکان اقتدارشان پشت میز ریاستشان است. ما به عنوان مراجع کننده به اتاق ایشان میرویم و او نسبت به ما برتری هایی دارد. هنوز مذاکره شروع نشده ما در مکان اقتدار طرف مقابل قرار گرفتیم. اگر مجبور شدیم برویم در جلسه ای که طرف مقابل از ما قوی تر و بزرگتر بود معمولا ما باید به جای نور خیره کننده عظمت طرف مقابل در پشت میز مذاکره نیاز او را ببینیم. وقتی دو نیاز با هم همسطح شد برتری احساس نمیکنیم که احساس ضعف داشته باشیم. وقتی جلسات متعدد مذاکره شرکت میکنیم ابهت جلسه برای ما کم میشود. و ما مسلط تر میشویم.

دو تا از صفات اصلی مذاکره کننده یکی صداقت است که اولین صفت یک مذاکره کننده است. راه نجات صداقت است. اگر سوالی پشت میز مذاکره از ما شد بر مبنای صداقت باید همه چیز را بگوییم. اگر یک سوال از ما شد که اطلاعات محرمانه ما باشد مثل اطلاعات مالی شرکت که نیاز نباشد در اختیار زیر مجموعه بگذارم آیا درست است که اطلاعات را بگویم چون باید صادق باشیم؟ یک صفت مکمل داریم که مکمل صفت صداقت است به نام امانت داری و راز داری یعنی ما صداقت محض پشت هیچ میز مذاکره ای نداریم. صداقت تا جایی داریم که راز داری و امانت داری مجموعه ما به خطر نیافتد. اگر سوالی از ما از پشت میز مذاکره شد و ما مجبور شویم یا دروغ بگوییم یا راست آن ما باید چکار کنیم؟ ما باید سوال را در اینگونه مواقع دور بزنیم. جواب داده باشیم بدون اینکه جوب داده باشیم. مثلا میگوییم سوال بسیار خوبی مطرح کردی بیشمار از این سوال ها در ذهن من و شما وجود دارد. من معتقدم هر زمان که زمانش فرا برسد من و شما به جواب های ذهنمان خواهیم رسید. پس اجازه بدهید تا آن زمان مذاکره خود را ادامه دهیم.

چند نیرنگ در مذاکرات تجاری

یکی از نیرنگ های متداول در مذاکره سالمی استراتژی یا کالباسی است. اگر یک پک بزرگ از خواسته ها به ما داده شود قبول نمیکنیم ولی وقتی خورد کنند و کم کم به ما دهند بله از ما میگیرند. درخواست ها را خورد خورد به ما میدهند. مادران هم در این نیرنگ استاد هستند. راه حل این نیرنگ این است بله خشک و خالی ندهید. تا تمام خواسته های طرف مقابل در یک جعبه نگذاشتیم و در آن را نبستیم نگیم بله. بله تک تکی نمیدهیم همه خواسته ها باهم که شد جواب بدهیم.

یک نیرنگ متداول دیگر این است که میگویند یک گاز دیگر به سیب زدن است. یعنی تا ته خط مذاکره میکنند با ما بعد میگوید باید با بقیه هم مشورت کنم در این زمان میگویند یک گاز دیگر به سیب زدن چون میخواهد برود بعد یک نفر دیگر بیایید دوباره مذاکره کند و پوئن جدید بگیرد. در این جور مواقع ما باید بگوییم پس شما هم اجازه دهید ما با ید یک جلسه با اعضاء داشته باشیم. ما هم باید یک فرصت برای خود ایجاد کنیم.

یک نیرنگ دیگر که متداول است افرادی که در موضع قدرت هستند بیان میکنند میگویند یا قبول کن یا برو. ما دریک نقطه لرزان قرار میدهند که یا باید بپذیرم یا مذاکره را رها کنم. اگر شرایط بپذیرم که بازنده شده ام و اگر شرایط قبول نکنم که مذاکره کلا از دست میدهم. در هر دو حالت ما بازنده هستیم. در این حالتها که با داد بیان میشود ما باید مدتی حرف بزنیم بدون اینکه حرفی زده باشیم. تا جلسه از فشار روانی آن کم شود. ما باید با تن بالا صحبت کنیم و کم کم تن آن پایین بیاوریم تا جو غالب از بین ببریم. ما نباید قبول کنیم و نباید رد کنیم. اول باید جو غالب را بشکنیم.

ما هیچ الزامی به عنوان مذاکره کننده نداریم که اگر رفتیم پشت میز مذاکره به هر قیمتی باید به توافق برسیم. ما به میز مذاکره میرویم که اگر منافع مشروح ما تایید شد به توافق برسیم. هیچ وقت هیچ جلسه ای را با قهر ترک نکنید. چون به روابط انسانی ما لطمه میزند. در ایران زیاد است. اگر در جلسه به توافق نرسی روابط قطع میشود.